ความสำเร็จของสำนักงานแห่งการเรียนรู้

ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องความคิดและพฤติกรรมซึ่งมีผลต่อการพัฒนาปรับตัวเพื่อความอยู่รอด มีองค์ประกอบสำคัญของการก้าวสู่ความสำเร็จของสำนักงานแห่งการเรียนรู้อยู่ 6 ประการได้แก่

1. ภาวะผู้นำ (Leadership) โดยการสร้างผู้นำที่มีบทบาทสำคัญ 3 ประการ คือ
• การสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกัน (Shared Vision)
• การออกแบบโครงสร้าง (Design Structure)
• ภาวะผู้นำแบบผู้รับใช้ (Servant Leadership)

2. โครงสร้างแนวนอน/เครือข่าย (Horizontal /Network Structure)
3. การมอบอำนาจให้พนักงาน (Employee Empowerment)
4. การแบ่งปันข้อมูล (Information Sharing)
5. การกำหนดกลยุทธ์ (Emergent Strategy)
6. วัฒนธรรมที่เข้มแข็ง (Strong Culture)

การบริหารสำนักงานในอนาคต
ผู้บริหารควรพิจารณาประเด็นสำคัญดังนี้
1. การเตรียมตัวเพื่อการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกดขึ้น แล้วปรับตัวตามเงื่อนไขหรือสถานการณ์ ซึ่งอาจเป็นการปรับปรุงระบบเพื่อคุณภาพ หรือการปรับปรุงขนาดใหญ่แบบรีเอ็นจีเนียริง สิ่งที่ควรให้ความสนใจคือ
• มีการสั่งการและยอมรับจากผู้บริหารระดับสูง
• มีการกำหนดขอบเขตการเปลี่ยนแปลง
• กำหนดมาตรฐานในการวัดผล
• เข้าใจว่าทุกสิ่งทุกอย่างในโลกนี้เปลี่ยนแปลงได้
• กำจัดความกลัวและลดความสูญเสียให้น้อยที่สุด
• เน้นในประเด็นที่มีคุณค่ามากกว่าผลการปฏิบัติงาน

2. สร้างองค์การใหม่ โดยกำหนดเป้าหมายการสร้างวงจร บริการ กำไร ซึ่งจะก่อให้เกิดความพอใจต่อลูกค้าและพนักงานในสำนักงาน
3. การออกแบบองค์การในทางปฏิบัติ ใช้การออกแบบและพัฒนาปรับปรุงมาช่วย สิ่งที่ต้องคำนึงในการออกแบบคือ สายการบังคับบัญชา กระบวนการตัดสินใจ ทีม และพนักงาน โครงสร้างและกลยุทธ์ ทั้งนี้ควรพิจารณาถึงการแข่งขันใหม่ๆในโลกแบบใหม่ และปรับตัวในทางปฏิบัติ

การทำงานและการจัดองค์
การเกิดการสร้างแบบจำลองใหม่ สำหรับการทำงานและการจัดองค์การสำนักงานในอนาคต ดังนี้1. องค์การแบบวงกลม การทำงานและสื่อสารทุกทิศทุกทาง ด้วยระบบเครือข่าย
2. จัดโครงสร้างและการทำงานใหม่ โดยคำนึงถึง
2.1โครงสร้างอำนาจหรือพลัง
2.2 โครงสร้างทางการเงิน
2.3ความเชื่อมโยงทางการศึกษา
2.4 อัตราผลตอบแทนและความเสมอภาค
2.5แผนการเกษียณอายุการทำ

3. สร้างภาวะการเป็นผู้นำ และผู้บริหารสำนักงานแบบใหม่
4. จัดการติดต่อสื่อสารด้วยระบบที่มีประสิทธิผล รวมทั้งสร้างให้เกิด Empowerment
5. จัดขอบเขตองค์การใหม่
6. สร้างการเรียนรู้ในองค์การให้มีความรวดเร็วและประสิทธิภาพสูงขึ้น

การบริหารทรัพยากรมนุษย์
คุณลักษณะของสำนักงานในอนาคต คือ สัญญาสังคมของอนาคตที่มีไว้กระตุ้นจูงใจพนักงานในการทำงาน สิ่งที่ควรพิจารณาในประเด็นนี้ ได้แก่

1. เป็นการลงทุนครั้งใหม่ในทรัพยากรมนุษย์
2. ใช้เครื่องมือการจูงใจใหม่
3. มีการพัฒนาและธำรงรักษาไว้อย่างดีที่สุด
4. สร้างความสำเร็จที่มนุษย์มุ่งหวังให้เกิดขึ้น (Selt – Esteem) โดยใช้หลักการของ 7 R’s
4.1 ความนับถือ (Respect )
4.2 ความรับผิดชอบ (Responsibility)
4.3 ความยอมรับในความเสี่ยง (Risk – Taking)
4.4 รางวัลและการรับรู้ (Rewards and Recognition)
4.5 ความสัมพันธ์ (Relationship)
4.6บทบาท (Role)
4.7การปรับใหม่ (Renewal)

5. สร้างสถานการณ์ความเป็นผู้นำในสำนักงานให้มีหลากหลายรูปแบบ6. มีการเรียนเพื่อพัฒนาตนเอง
6. มีการเรียนเพื่อพัฒนาตนเอง

สภาพแวดล้อมในการทำงาน
1. สร้างความสมดุลให้เกิดขึ้นกับชีวิตการทำงานภายในสำนักงาน
2. สร้างองค์การที่มีสุขภาพ (Healthy Organization) ประกอบด้วย
2.1 มีระบบดีและชัดเจน
2.2 มีการติดต่อสื่อสารระบบเปิด
2.3 มีการทำงานเป็นทีม
2.4 นโยบายสะท้อนความต้องการและการทำงาน
2.5 มีความหลากหลายและสามารถจัดการจนเกิดความเป็นหนึ่งเดียวได้
2.6 ต้องเกิดขึ้นในระยะยาว
3. ผลิตผลลัพธ์ทางสังคมโดยคำนึงถึงความคาดหวังทางสังคม

รีเอนจีเนียริง (Reengineering)

คือ การเริ่มต้นใหม่ มิใช่การปรับแก้สิ่งที่มีอยู่แล้ว หรือทำการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยรักษาโครงสร้างหลักแบบเดิมไว้ รีเอ็นจีเนียริ่งไม่ใช่เรื่องการ แก้ไขแบบตัดโน่นแปะนี่เพื่อทำให้ระบบที่กำลังดำเนินอยู่ดีขึ้น แต่มันหมายถึงการสลัดทิ้งกรรมวิธีที่ทำมาแต่ดั้งเดิม และมองหาหนทางใหม่ ๆ ในการสร้าง สรรค์สินค้าหรือบริการของบริษัท เพื่อที่ลูกค้าจะได้รับสิ่งที่มีคุณค่า มันหมายถึงการตั้งคำถามว่า " ถ้าในวันนี้ฉันจัดรูปองค์กรขึ้นมาใหม่ โดยใช้ความรู้ ที่มีอยู่ประสมประสานกับเทคโนโลยีปัจจุบัน บริษัทจะมีหน้าตาอย่างไร" การทำรีเอ็นจีเนียริ่งในบริษัทหนึ่ง ๆ หมายถึงการโยนระบบเก่าทิ้งไปแล้วเริ่มต้น ใหม่อีกครั้งด้วยวิธีกลับไปสู่จุดเริ่มต้นแล้วประดิษฐ์คิดค้นวิธีการทำงานที่ดีกว่าเดิมขึ้นมา รีเอ็นจีเนียริ่ง หมายถึง การพิจารณาหลักการพื้นฐานและการคิดแบบขึ้นใหม่ชนิดถอนรากถอนโคนของกระบวนการธุรกิจเพื่อบรรลุซึ่งผลลัพธ์ของการปรับ ปรุงอันยิ่งใหญ่โดยใช้มาตรวัดผลการปฏิบัติงานที่ทันสมัยและสำคัญที่สุดซึ่งได้แก่ ต้นทุน คุณภาพ การบริการและความเร็ว

ขั้นตอนการรื้อปรับระบบ
สามารถแบ่งขั้นตอนการรีเอ็นจีเนียริ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน การทบทวนกระบวนการธุรกิจ เป็นขั้นตอนแรกของการเริ่มต้นกระบวนการรีเอ็นจีเนียริ่งองค์การเพื่อที่จะศึกษาสภาพปัจจุบันและสร้างวิสัยทัศน์ ของการทำงานใหม่ให้ชัดเจน ซึ่งมีกิจกรรมหลักได้แก่
การวิเคราะห์องค์การ เพื่อศึกษาสภาพปัจจุบันและปัญหาองค์การทั้งระบบและกระบวนการทำงาน ซึ่งในทางปฏิบัติอาจใช้กลยุทธ์ของกระบวนการ AIC หรือใช้หลักการวิเคราะห์องค์การที่เรียกว่า SWOT ก็ได้
การสร้างวิสัยทัศน์ เพื่อกำหนดภาพพจน์อนาคตที่พึงประสงค์ขององค์การร่วมกันและให้ทุกคนเกิดความผูกพันและมุมานะที่จะพัฒนาองค์กร ไปสู่จุดหมายร่วมกัน การสร้างวิสัยทัศน์อาจสร้างได้หลายวิธี เช่น การคิดใคร่ครวญสืบค้นจากสภาพปัจจุบัน โดยใช้ฐานจากอดีต สอบถามความคิดเห็น จากผู้ปฏิบัติ ผู้รู้ผู้เชี่ยวชาญ หรือจากการฟังจากผู้ที่เกี่ยวข้อง หรืออาจใช้วิธีการคาดคะเนพิจารณาอนาคตจากการวิเคราะห์ SWOT (จุดเด่น จุดด้อย โอกาส และอุปสรรค)
การกำหนดกลุ่มเป้าหมายหรือกระบวนการรื้อปรับระบบองค์การเป็นการกำหนดสถานที่หรือพื้นที่ที่จะรื้อปรับระบบรวมทั้งกระบวนการหรือกลุ่มของกิจกรรมที่จะดำเนินการด้วยกระบวนที่จะรื้อปรับระบบดังนี้
- ต้องเป็นงานหลักหรือกระบวนการหลักขององค์การ
- ควรเป็นงานหรือกระบวนการที่ใกล้ชิดหรือที่สนองความต้องการของลูกค้า
- สิ่งที่เป็นปัญหาเร่งด่วนและอาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์การได้ค่อนข้างสูง
- ต้องคำนึงถึงทรัพยากรเพราะการรื้อปรับระบบมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

ต่อไปนี้คือคุณลักษณะที่คล้ายกันซึ่งมักจะพบได้ในกระบวนการทางธุรกิจที่ได้ทำรีเอ็นจีเนียริ่งแล้ว
1. งานต่าง ๆ ถูกรวมเข้าเป็นหนึ่งงาน
2. พนักงานเป็นผู้ตัดสินใจ
3. ขั้นตอนในกระบวนการมีการทำไปตามลำดับเป็นไปอย่างธรรมชาติ
4. กระบวนการมีหลายรูปแบบ
5. งานต่างๆ จะถูกทำ ณ จุดที่เหมาะสมที่สุด
6. การตรวจสอบและการควบคุมลดลง
7. การประนีประนอมลดลง
8. ผู้จัดการเรื่องจะทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อเพียงจุดเดียว
9. มีการใช้การปฏิบัติการแบบรวมอำนาจหรือกระจายอำนาจที่กลับไปกลับมาได้เสมอ

ลักษณะของผู้นำรีเอ็นจิเนียริ่งที่ดี
1. มีบุคลิกลักษณะที่จะเป็นผู้นำ
2. มีความทะเยอทะยาน
3. เป็นคนที่ไม่หยุดนิ่ง
4. มีไหวพริบดี
5. มีความอยากรู้อยากเห็นอยู่เสมอ

ตัวอย่างการรีเอนจีเนียริง

คมนาคมเร่งรีเอนจิเนียริ่งขสมก.ทั้งระบบ

ขสมก. - นายสรรเสริญ วงค์ชะอุ่ม รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงคมนาคม เปิดเผยถึง การสัมมนาเพื่อระดมความคิดเห็นเกี่ยวกับแผนปรับโครงสร้างการบริหารจัดการเพื่อฟื้นฟูฐานะทางการเงินขององค์การขนส่งมวลชนกรุงเทพ (ขสมก.) ว่า ขสมก.จะต้องพิจารณาถึงภาพรวมของระบบขนส่งมวลชน ทั้งการ ปรับเส้นทางให้เหมาะสมกับการแบ่งพื้นที่ เพื่อการบริหารจัดการ และคำนึงถึงการสนับสนุนของรัฐบาลเป็นหลัก นอกจากนี้ต้องเน้นหัวใจของการขนส่งมวลชน ว่า ควรมีความปลอดภัยและความสะดวก รวมทั้งยังต้องเน้นวิธีการในการปรับปรุงการบริหารองค์กร ทั้งโครงสร้างภายใน บุคลากร และแผนการกำกับ ดูแลปัญหาหนี้สิน รวมถึงแผนการปรับเปลี่ยนเครื่องยนต์ดีเชลเป็นก๊าซธรรม ชาติ (เอ็นจีวี) ด้วย เพราะแผนพัฒนาเกี่ยวข้องกับพลังงานและสิ่งแวดล้อม ตลอดจนจะต้องเน้นเรื่องการปลูกฝังจิตสำนึกในการบริการที่ดี ให้แก่คนในองค์กรด้วยทั้งนี้ หากแผนปรับปรุงการบริหารของ ขสมก.ออกมาได้ดี และนำเข้าที่ประชุมคณะกรรมการ ขสมก. เรียบร้อยคาดไม่เกิน 1 เดือนหลังจากนี้ จะสามารถนำเรื่องทั้งหมดเข้าที่ประชุมคณะกรรมการกำกับนโยบายบริหารจัดการ ระบบขนส่งมวลชน ซึ่งมีนายกรัฐมนตรีเป็นประธานได้ ซึ่งเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์ ต่อการขนส่งมวลชนสาธารณะทั้ง กทม.และปริมณฑลต่อไป“รัฐบาลกลางคงเข้ามาช่วย ขสมก.ในเรื่องของระบบ พีเอสโอ ในการปรับปรุงหนี้ แต่ทางขสมก.เองจะต้องมีแผนอย่างชัดเจน เพื่อเป็นหลักประกัน ให้รัฐบาลมั่นใจว่า ขสมก.จะสามารถเลี้ยงตัวเองได้ ไม่เช่นนั้นรัฐบาลก็จะต้อง ช่วยตลอดเวลา ส่วนเงินทุนสนับสนุนระบบขนส่งมวลชนสาธารณะที่รัฐบาลจะช่วยเหลือนั้น ตนยังไม่ทราบว่าจำนวนเท่าไหร่ ทั้งนี้ ขสมก.จะต้องไปวางระบบเชิงสังคมมากกว่านี้ว่าควรเป็นอย่างไรก่อน”

นายสรรเสริญ กล่าว ด้านนายพิเนศวร์ ผัวพัฒนกุล กล่าวว่า เป้าหมายหลักในแผนฟื้นฟูของ ขสมก.คือ การพัฒนาคุณภาพบริการรถเมล์ โดยคำนึงถึงความต้องการของผู้โดยสารเป็นเป้าหมาย ซึ่งยอมรับว่าที่ผ่านผู้โดยสารไม่สามารถเลือกคุณภาพในการเดินทางได้ แต่แผนการฟื้นฟูนี้จะสามารถกำหนดคุณภาพบริการมาตรฐาน ขั้นพื้นฐานของรถเมล์ได้ เช่น คุณลักษณะของรถตั้งแต่ระดับความสูงของบันได ช่องทางเดิน ระยะความห่างของเก้าอี้ ระบบระบายอากาศในตัวรถ เป็นต้น เพราะสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องของความสะดวกสบายในตัวรถ ส่วนสิ่งที่เป็นนอกตัวรถ เช่น การนำระบบจีพีเอส เข้ามาใช้เพื่อควบคุมความถี่ในการเดินรถจะสามารถ ควบคุมความถี่ได้สม่ำเสมอ โดยผู้โดยสารสามารถทราบได้ว่า ใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ในการรอรถเมล์ โดยอุปกรณ์เรื่อง จีพีเอส และตั๋วร่วม เป็นอุปกรณ์ส่วนเสริมสามารถนำมาติดตั้งได้เลยหากมีงบประมาณ ส่วนแนวโน้มในการขึ้นค่าโดยสารนั้น ขสมก.ยังไม่มีแผน นอกจากนี้หากสามารถนำระบบเอ็นจีวีเข้ามาใช้ได้จริง ตนเชื่อว่าต้นทุนค่าขนส่งจะถูกลงไปเอง ซึ่งตนได้ไปขอเจรจากับ บริษัท ปตท.จำกัด (มหาชน) ว่าให้ตรึงอัตรา ค่าเอ็นจีวี ราคา 8.50 บาท/กิโลกรัม เป็นระยะเวลา 5 ปี ทั้งนี้หลังจากนี้ ขสมก.จะยกเลิกระบบให้สัมปทานกับรถร่วมเอกชน โดยจะร่างสัญญาจ้างบริหาร เดินรถเป็นกิโลเมตร ซึ่งไม่ต้องจ้างคนมาเก็บเงินเอง โดยเริ่มสัญญาใหม่หมด เป็นระยะเวลาระหว่าง 10-15 ปี เพื่อให้เอกชนสามารถนำสัญญานี้ไปเป็นหลัก ประกันในการยื่นขอกู้เงินมาลงทุนรถใหม่ โดยผู้ประกอบการจะต้องไปรวมกลุ่มเป็นนิติบุคคลมาจดทะเบียนกับ ขสมก. และหากผู้ใดไม่พร้อมยอมรับการ เปลี่ยนแปลง ผู้ประกอบการก็ไม่สามารถประกอบอาชีพนี้ได้“ผู้ประกอบการจะต้องรวมตัวเป็นนิติบุคคลเพื่อมาจดทะเบียนกับ ขสมก. ถ้าเป็นรถเมล์ใหญ่ ต้องรวมตัวกันมีทุนจดทะเบียนขั้นต่ำ 20 ล้านบาท ถ้าเป็นรถตู้หรือมินิบัสต้องรวมตัวกันมาเป็นทุนจดทะเบียน 10 ล้านบาทเป็นขั้นต่ำ ถ้าเป็นรถเมล์เล็กสีเลือดหมูต้องไปรวมตัวกันมาเป็นนิติบุคคล ทุนจดทะเบียนขั้นต่ำ 5 ล้านบาท เพราะฉะนั้นต่อไปจำนวนผู้ประกอบการจะน้อยลง เพราะจะเป็นนิติบุคคลมากขึ้น ซึ่งผู้ประกอบการบริหารการเดินรถ เป็นกิโลเมตร นั้นจะไม่มีทางขาดทุน ซึ่งจะมีเงินหมุนเวียนกลับเข้ามาและส่งผลให้การพัฒนาการให้บริการเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด ซึ่งถ้าหากไม่สามารถทำได้ ขสมก.จะไม่พิจารณาต่อสัญญาให้”

นายพิเณศวร์ กล่าวสำหรับความคืบหน้าโครงการปรับเปลี่ยนเครื่องยนต์ดีเชลเป็นระบบเอ็นจีวี นั้น นายพิเณศวร์ กล่าวว่า ในจำนวนรถทั้งหมดของ ขสมก. จำนวน 3,800 คัน จะนำมาเปลี่ยนเป็นระบบเอ็นจีวี 2,800 คัน และปลดระวางรถเก่า 1,000 คัน ซึ่งจะมีการสรรหาใหม่มาทดแทน ขณะที่กระบวนการปรับเปลี่ยนเครื่องยนต์จากระบบดีเชลเป็นระบบเอ็นจีวีนั้น เอกชนผู้สนใจจำนวน 12 ราย ได้นำรถที่ปรับเปลี่ยนแล้วเสร็จมาทดสอบแล้ว ซึ่งกำลังอยู่ในกระบวนการทดสอบของห้องแล็บควบคุมมลพิษ ซึ่งผู้ที่ผ่านคุณสมบัตินี้จะเข้าสู่การทดสอบ สมรรถภาพเครื่องยนต์ เพื่อพิจารณาว่าผ่านมาตรฐานไอพิษ ของกรมควบคุม มลพิษหรือไม่ หลังจากนั้นผู้ผ่านการทดสอบทั้งหมดจะไปวิ่งทดสอบในสนาม บริดจสโตน เมื่อผ่านก็จะเข้าสู่การทดสอบในเส้นทางจริง โดยสิ้นเดือนหน้าจะ สามารถสรุปได้ว่าเอกชนผู้สนใจผ่านการทดสอบบ้าง ซึ่งจะได้ขึ้นทะเบียน เป็นผู้มีสิทธิ์ยื่นความจำนงซื้อซองประกวดราคาต่อไป

ทั้งนี้ บริษัท จะต้องจัดทำแผนมาเสนอแก่ทาง ขสมก.ในการดำเนินการ จริง ได้แก่

1.แผนการจัดหารถ แผนการติดตั้ง และความสามารถในการผลิต รถได้กี่คัน/เดือน เป็นต้น

2.แผนการซ่อมบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา และค่าจ้างเหมาซ่อม เป็นต้น นอกจากนี้ จะต้องรับเงื่อนไขโดยการปรับปรุงสภาพตัวถังให้ใหม่ด้วย ซึ่ง ขสมก.จะเลือกบริษัทที่ให้ข้อเสนอดีที่สุด

ที่มา

http://www.siamturakij.com/home/news/display_news.php?news_id=5518&s_key=

http://www.geocities.com/sandkasara/sai7.html

สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาและตัดสินใจในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะด้าน เป็นผู้จัดระบบดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้
1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน
2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัทบริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล
3. ที่ปรึกษาบางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้
4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา

องค์ประกอบของการจัดการสำนักงานอัตโนมัติ

OA ประกอบด้วยข้อมูล ตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมด จุดเริ่มต้นของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้นสามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของOA ที่จะขยายเครื่อข่ายออกไปได้ทั่งถึงทุกจุด ในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆหรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วมาใช้ร่วมกันได้

ผู้นำด้าน OA คือสหรัฐฯและญี่ปุ่น โดยสหรัฐฯมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน

ภายในสำนักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งการสื่อสารด้วยเสียง ข้อมูลภาพระบบภายในที่มีการสื่อสารด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสายแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น PABX ดังนั้นจึงพ่วงการสื่อสารข้อมูลเข้าไปด้วย ด้วยการต่อเชื่อม เช่น เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ากับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม การใช้วงจรจะเชื่อมต่อเพื่อส่งผ่านข้อมูลถึงกัน

ภายในสำนักงานก็จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน การเชื่อมต่อแบบแลนเป็นการนำอุปกรณ์หลาย ๆ แบบต่อเข้าสู่โครงข่ายเดียวกัน เพื่อเพิ่มคุณค่าของระบบทำให้การส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันทำด้วยความรวดเร็วสูงมาก ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกันเสมือนเวลาจริง การใช้แลนจึงมีบทบาทที่สำคัญเพิ่มขึ้น และมีผู้นิยมใช้ในสำนักงานต่อไป ภายในสำนักงานจำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน